Cela ne concerne sans doute pas les indépendants, mais même une TPE au final, peut générer au fil de sa vie, une quantité impressionnante de documents. Cela est bien entendu particulièrement vrai pour les entreprises de grande taille qui ont quelques décennies de fonctionnement. Comment numériser tous ces documents, puisque la loi sur la Transition Numérique suppose de le faire ?
Documents de masse : comment les digitaliser facilement ?
Inutile de se rabattre sur le scanner de son entreprise : il ne permet pas de répondre aux normes de la transition numérique. Cela prendrait en outre beaucoup de temps et il serait facile de commettre des erreurs en nommant et en classant les documents en fonction de leur nature de façon compulsive.
Est-ce que tous, d’ailleurs, méritent d’être ainsi conservés ? Certains documents en effet ont une valeur en termes de fonctionnement ou encore pour souligner l’évolution d’une entreprise au fil des années. Cependant, on ne peut pas parler de valeur probatoire à proprement parler. Cela signifie qu’en cas de situation litigieuse avec un client ou si le fisc les demande lors d’un contrôle, ils peuvent prouver que l’entreprise était de bonne foi ou qu’elle a commis une erreur.
Selon la nature des documents, la durée de conservation peut varier de manière très sensible et il est compréhensible de voir qu’une manière de fonctionner, des prix qui seraient appliqués ou encore des produits qui ne seraient plus mis en vente constituent un risque d’erreur en cas de communication si l’on se réfère à des documents obsolètes.
Il ne faut donc pas seulement considérer la numérisation, mais bien réfléchir au fait de trier ses documents d’entreprise et de veiller à ce que les données contenues dans des documents qui peuvent être supprimés ne puissent pas faire l’objet d’une récupération.
Numérisation de documents : comment obtenir de l’aide ?
Normal de se sentir un peu dépassé quand on doit entamer sa transition numérique et que l’on se rend compte de l’ampleur de la tâche et des différentes étapes qui précèdent la numérisation à proprement parler. D’autant qu’il faudrait pour cela, trouver des outils et des machines dont il faut appréhender le fonctionnement, ce qui n’a rien d’évident.
Adopter la politique de l’autruche ou la procrastination ne servirait à rien et ne ferait que reculer l’échéance, sans compter que le nombre de documents serait alors encore plus important.
Heureusement, les entreprises ne sont pas seules face à ce problème quand elles doivent digitaliser leurs documents, leurs archives d’entreprises et faire cela en série : elles peuvent compter sur des structures qui se spécialisent dans ce domaine.
Il est alors possible de bénéficier d’un audit pour évaluer les besoins : faut-il faire un récolement (tri des archives), les classer avant de les numériser ? Faut-il établir une politique de gestion des données numériques et comment ?
Ces questions sont importantes notamment vis-à-vis des données sensibles, car on peut imaginer que certains documents ne puissent pas être accessibles par tous les collaborateurs et instaurer des niveaux d’accréditation, par exemple.
Que faire après, de toutes ces archives papier que l’on doit conserver, mais prennent de la place et semblent inutiles dans les locaux ?
Pourquoi ne pas les confier à ces mêmes entreprises (si cela fait partie de leurs prestations ; ce dont il faut s’assurer) : dans ce cas, les archives papier, même si cela représente au final plusieurs pièces, sont acheminées en camion vers des locaux sécurisés où les conditions de stockage du papier sont idéales. Cela permet de pouvoir avoir toujours à disposition ses archives papier au cas où. Comment faire en effet, pour produire un document numérique si une panne généralisée d’électricité se produit ?
